Tips voor een goed debiteurenbeheer

Het is een oud zeer bij vele ondernemingen. Facturen worden traag betaald, u dient rappels te sturen, achter uw klanten aan te zitten, u hoort al te vaak de smoes dat de factuur niet werd ontvangen, enz…. Ondertussen dient u wel zelf in te staan voor de tijdige betalingen aan uw leveranciers, terwijl er op die manier een liquiditeitskloof ontstaat. Hoe kan u er voor zorgen dat uw klanten wél op tijd betalen?

  1. Wacht niet met uw factuur te verzenden

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste en meest logische tip. Hoe langer u wacht met uw factuur uit te zenden na verkoop of uitvoering, hoe langer uw klant zal wachten met betalen. Wacht dus niet met uw factuur over te maken en doe dit onmiddellijk.  Volgens de BTW-wetgeving moet de factuur overigens uiterlijk de 15e dag van de maand na die van de levering van het goed of de dienst opgemaakt zijn.

  1. Detailleer uw factuur

Zorg ervoor dat uw factuur zo gedetailleerd mogelijk is opgesteld om discussies te vermijden. Werd er een offerte opgemaakt met detaillering van het werk of de te leveren goederen? Verwijs dan uitdrukkelijk naar de offerte.

  1. Contacteer uw klant na de vervaldatum

Contacteer uw klant spoedig na de vervaldag van de facturen. Doe dit zo persoonlijk mogelijk, door uw klant op te bellen en vriendelijk te vragen of men uw factuur niet over het hoofd heeft gezien. Stuur tegelijkertijd een herinneringsmail -of fax (zodat u over een verzendingsbewijs beschikt).

  1. Laat goede algemene voorwaarden opstellen

Zorg ervoor dat u met uw offertes en facturen altijd uw algemene voorwaarden meestuurt, ofwel op de achterzijde van de factuur ofwel in hetzelfde document (bv. PDF) indien u de factuur elektronisch verstuurt. Volgende eenvoudige bedingen zetten u meteen in een sterkere positie bij wanbetaling:

  • een duidelijke klachtentermijn (die uiteraard redelijk moet zijn, afhankelijk van de aard van uw activiteiten), bij gebreke waaraan de factuur als aanvaard wordt beschouwd;
  • Intresten en een schadebeding (10%) die na de vervaldatum zonder ingebrekestelling verschuldigd zijn;
  • een eigendomsvoorbehoud.

.

  1. Uitstel van betaling toestaan?

Vaak vraagt men om facturen af te betalen met maandelijkse afkortingen (“Ik wacht zelf nog op een aantal betalingen van projecten….”). Hier kan u wel op ingaan. De rechtbanken kennen immers dikwijls afbetalingstermijnen toe, waarbij een maximumtermijn van 6 maanden courant is. Indien u dit reeds heeft toegestaan en er nadien toch moet worden gedagvaard, zal de rechter minder geneigd zijn nogmaals betalingsuitstel te verlenen.

  1. Maak van de nood een deugd

Indien u aan een vennootschap betalingstermijnen toestaat, kan u van de gelegenheid gebruik maken om de zaakvoerder een persoonlijke borgstelling te laten ondertekenen. Daardoor kan u, indien er alsnog een faillissement zou volgen, uw vordering verder uitoefenen lastens de zaakvoerder.

Opgelet! Dergelijke persoonlijke borgstelling moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen opdat deze afdwingbaar is. Art. 1326 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de borgstelling “geheel moet geschreven zijn met de hand van de ondertekenaar; of tenminste moet deze, benevens zijn handtekening, met de hand een goed voor of een goedgekeurd voor geschreven hebben, waarbij de som of de hoeveelheid van de zaak voluit in letters is uitgedrukt.”

  1. “Ik heb uw factuur niet ontvangen…”

Het oudste smoesje in het boekje, maar hoe anticipeert u hierop? Niemand verstuurt facturen immers per aangetekende brief… Indien een factuur per post heeft verzonden en u verzendt een rappel per mail (zie tip 3), dan heeft u alvast een schriftelijk bewijs van deze rappel.

Van nog groter belang echter is een goede en correct gevoerde boekhouding. De wet (art. 1348bis Burgerlijk Wetboek) voorziet uitdrukkelijk: “De boekhouding van een onderneming kan door de rechter aangenomen worden om als bewijs te dienen tussen ondernemingen.” Indien de betrokken factuur correct werd ingeschreven in uw uitgaand facturenboek en uw klant is een onderneming (dit geldt dus niet voor particuliere klanten) dan zal de rechter dit doorgaans als bewijs aanvaarden van verzending. Waarom zou u immers een factuur inschrijven en de BTW daarop betalen indien u de factuur niet zou verzenden?

  1. Goed opvolgen

Een structureel en geregeld opvolgen van de openstaande debiteuren is een must om de betaaltermijn van uw facturen in de perken te houden.  Plan dit periodiek in de agenda en volg op of de gemaakte afspraken nagekomen worden.

Onthoud dat u alleen al door snel, gedetailleerd te factureren en uw klanten telefonisch te contacteren kort na de vervaldatum, zal merken dat uw facturen aanzienlijk sneller zullen betaald worden. Zorg ervoor dat u dit bedrijfsmatig implementeert (goede facturatiesoftware kan u hierbij helpen) en agendeer elke week een moment om uw klanten op te bellen. Laat goede factuurvoorwaarden opstellen en zorg ervoor dat uw boekhouding op punt staat. Zo staat u sterk in uw schoenen!

 

Frederic Leleux, advocaat-curator master in het ondernemingsrecht.